2020年1月12日，隨著最后一個分系統(tǒng)會議的結(jié)束，萬達集團2019年年會落下帷幕。這是萬達酒店人創(chuàng)造的又一個奇跡，因為負責籌備會議的廣州融創(chuàng)文華及嘉華酒店把150天的籌備時間壓縮到8天，圓滿完成了任務(wù)。
2020年1月11日，萬達集團年會在廣州融創(chuàng)文華及嘉華酒店隆重召開。會場上，氣氛莊嚴而熱烈；會場下，服務(wù)工作緊張而有序。
這是一次非同尋常的盛會，參加此次年會的人員眾多，與會人員及演職人員總計多達約1400人，其中演職人員720人，是萬達集團歷屆年會中，人數(shù)最多的一次。而負責籌備會議的廣州融創(chuàng)文華及嘉華酒店，在武漢萬達瑞華及嘉華酒店等兄弟酒店的配合下，更是把150天的籌備時間壓縮到8天，這是萬達酒店人創(chuàng)造的又一個奇跡，它讓每個萬達酒店人再一次看到了“萬達效率”，也讓每個參會人員親歷了萬達酒店的高品質(zhì)服務(wù)。
僅剩8天 臨時遷址
2020年1月2日下午4點，元旦假期后的第一個工作日，廣州融創(chuàng)萬達文華及嘉華酒店總經(jīng)理接到緊急任務(wù)：萬達集團年會由原定的武漢萬達瑞華酒店變更至廣州融創(chuàng)萬達文華及嘉華酒店。而這時，距離會議召開僅剩下8天的時間。一般情況下，從年會任務(wù)下達至酒店到會議召開，酒店通常會有150天的準備期。但是“指令就是集結(jié)號，執(zhí)行無借口”。
接到任務(wù)后，酒店總經(jīng)理迅速召開酒店管理層會議，部署會議的籌備工作。在接到指令的當晚10點30分，原承辦單位武漢萬達瑞華酒店各部門負責人抵達廣州；午夜時分，酒管總部負責年會籌備的人員也趕到酒店。
集結(jié)完畢，大家當即召開溝通會，根據(jù)時間緊、任務(wù)重的具體情況，酒店參照以往的接待方案，按照酒店部門、區(qū)域進行分工；同時，從會議場地、住房要求、餐飲接待、迎賓禮遇、物資采購、人力支援等方面，將完成時間明確到具體時點，形成了一個詳細而完善的會議籌備計劃，為籌備工作的順利開展打下了基礎(chǔ)。
全員無休 兄弟馳援
1月3日至1月11日年會籌備及召開期間，廣州酒店全體人員放棄了個人休假，全員投入到緊張的工作中。然而，在499間客房、人房比僅為0.85的情況下，接待任務(wù)是異常繁重的。
為了保證會議接待水平，208名來自兄弟酒店的支援人員也緊急趕至廣州支援。他們中有接待活動第一道關(guān)卡的前臺、禮賓員；有專業(yè)的貼身管家；有為客房公區(qū)提供清潔保障的服務(wù)員；有提供餐飲服務(wù)的餐飲西廚房、宴會及各餐廳服務(wù)人員；有提供會議保障的工程、安監(jiān)人員；也有萬達VIP接待的服務(wù)精英團隊。
這208名酒店支援人員，帶來了嫻熟的服務(wù)技能、熱忱的服務(wù)態(tài)度，也帶著萬達人身上特有的高效和敬業(yè)的工作精神。會議接待工作中，為了使后勤保障無差錯，工程維修、保安巡查24小時輪班值守；為了讓入住客人感受到貼心的服務(wù)，餐飲服務(wù)也提供24小時服務(wù)。這些工作的背后，浸透著每一個服務(wù)人員辛勤的汗水。
想得精細 干得迅速
酒管公司總部擔負著會議籌備的總體協(xié)調(diào)、組織和監(jiān)管工作。由于時間緊張，籌備工作負責人每天早、晚召開兩次專項接待會議，確保服務(wù)標準的執(zhí)行和各類事項流程的審批、流轉(zhuǎn)。
廣州融創(chuàng)萬達文華酒店作為集團VIP領(lǐng)導(dǎo)的接待酒店，展開了一場堪比“新酒店精開荒”的“大工程”，房間從基礎(chǔ)清潔、凈化除味、布草洗滌、窗簾熨燙，到房間的歡迎禮品、夜床禮品的準備等，都做了大量精細化的工作。在VIP迎賓環(huán)節(jié)，酒店特意安排了極富嶺南特色的絲弦迎賓樂隊以及身著西關(guān)民國裝扮的天使奉茶禮，讓與會領(lǐng)導(dǎo)感受了一番別具風格的粵式禮遇。
廣州融創(chuàng)萬達嘉華酒店作為參會人員接待酒店，結(jié)合接待人數(shù)眾多、到達時間集中的特點，前臺做到提前分房、制作房卡，并快速辦理入住，極大地縮短了參會人員入住離店的辦理速度，大大提升了客戶體驗。
精益求精 書寫奇跡
在這緊張而激動的8天時間里，有辛苦的汗水，也有感動的淚水。
此次接待工作，最為緊迫的是溝通協(xié)調(diào)場地及房間使用問題。酒店管理層為此制定了對外公關(guān)方案，銷售團隊統(tǒng)計所有宴會廳及房間使用情況，并當即與客戶進行聯(lián)系，商討場地更改或者延期的解決方案，同時開展與OTA渠道預(yù)訂及散客的溝通工作。市場銷售團隊為客戶提前做好各種備選補償方案，本著將損失降到最低的原則，通過誠意致歉與有效溝通，將原訂宴會場地及房間的客戶協(xié)調(diào)出來，在26個小時內(nèi), 為集團年會順利舉行邁出了第一步。
酒店宴會小組配合會務(wù)組做好各種宴會廳翻臺、布場、調(diào)控的準備。為了保證年會當天的順利舉辦，宴會廳場地進行了數(shù)次翻臺彩排，從1月4日第一次彩排的26分鐘翻臺速度，到1月10日清晨5點彩排19分鐘的翻臺速度，這7分鐘速度的提高，是酒店經(jīng)歷了數(shù)次調(diào)整和演練的結(jié)果。
餐飲團隊在安排每日早、午、晚、夜宵四餐時，每日每餐都會提供三套方案，每套方案都會提前做出樣品并每天試菜，供大家品嘗并聽取反饋意見，直到每餐搭配都做到精益求精。
2020年1月12日，隨著最后一個分系統(tǒng)會議的結(jié)束，萬達集團2019年年會落下帷幕，但是，由萬達人創(chuàng)造的一個又一個奇跡還在上演。古希臘著名劇作家索福克斯說過，“人世間有很多奇跡，但是，人比所有奇跡更加神奇”。正如 《萬達之歌》所唱的，“萬達人，敢闖敢試從來不畏懼；萬達人，遭遇挫折堅持不放棄；萬達人，永遠保持旺盛生命力”，相信勇敢堅韌、百折不撓的萬達人會在新征程中繼續(xù)詮釋萬達精神，成為無數(shù)奇跡的締造者！