萬達集團獲得全國檔案資源開發(fā)利用“特別案例”獎。433家單位參評，僅5家獲“特別案例”獎。萬達為何獲最高肯定？

2021年12月20日，國家檔案局發(fā)布通知表彰先進。其中，“萬達集團檔案部門利用黨史檔案資源助力企業(yè)發(fā)展”等5個案例被評選為慶祝建黨百年特別案例。

除了名單中排在第一位的萬達集團，還有國家自然資源部、國家電網(wǎng)、中國船舶技術(shù)檔案館和南光集團。這是萬達檔案管理工作第一次獲此殊榮，是褒獎更是激勵。

433家參評、僅5家獲得特別案例獎。萬達憑啥獲此殊榮？

數(shù)字揭秘萬達館藏檔案數(shù)量

這次獲獎，是檔案工作打造文化品牌、助力企業(yè)經(jīng)營的生動體現(xiàn)。它的背后，是一套強大的信息化、智能化檔案管理體系，是萬達檔案管理人員一絲不茍的工作作風(fēng)，是萬達“讓一切工作成為精品”的企業(yè)文化。

像萬達這樣規(guī)模的企業(yè)，檔案管理規(guī)模有多大？

一組數(shù)字揭秘：萬達共有980個檔案室，館藏總量近170萬卷、1300萬份。

檔案室

一個詞概括萬達檔案管理秘訣

1300萬檔案，如何能讓有需要的單位和員工一查即到、一找即有、有借有還、流轉(zhuǎn)有序？

一個詞，信息化。萬達從2011年開始推進檔案信息化建設(shè)工作，對電子檔案和紙質(zhì)檔案規(guī)范化管理，實現(xiàn)了通過互聯(lián)網(wǎng)快速高效利用檔案資源的目標，極大的提高了檔案利用效率。

萬達的檔案管理系統(tǒng)已取得國家版權(quán)局頒布的《計算機軟件著作權(quán)證書》，擁有獨立自主的知識產(chǎn)權(quán)。

萬達檔案管理有四大亮點

得益于高度信息化、智能化，萬達檔案管理工作具備四大亮點。

亮點一：檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)互通，檔案員不用自己錄入檔案數(shù)據(jù)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動推送。

檔案系統(tǒng)目前與6大業(yè)務(wù)系統(tǒng)完成對接，日常業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、文件等，實時推送至檔案系統(tǒng)，檔案員看著目錄就可以收繳、整理實體檔案，極大地減少了檔案員編制目錄及上傳電子掃描件的工作。

亮點二：全集團統(tǒng)一檔案檢索平臺，100秒之內(nèi)找到你要的檔案。

2021年，全集團在線利用檔案近9000份，較2020年上漲79%。大幅上漲的背后，體現(xiàn)的是集團檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)齊全和檢索利用便利這兩大特點。集團的檔案管理系統(tǒng)提供多維度的查詢方式，不僅可以直接查文件名稱，也可以根據(jù)萬信的公司組織架構(gòu)、檔案類別、年份等維度進行“盲找”，100秒之內(nèi)肯定能找出你要的檔案。

亮點三：充分利用檔案數(shù)據(jù)智能看板，實時監(jiān)督全集團檔案運行。

集團的“檔案管理智能看板”是對全集團檔案數(shù)據(jù)的高度集成，不僅能實時統(tǒng)計全集團檔案總量、借閱總量、移交總量、庫房總量及其分布情況，監(jiān)督其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)推送檔案數(shù)據(jù)情況，還可以有效防控檔案數(shù)據(jù)安全，對“拖延歸檔、超期借閱、異常下載、蓄意刪除”等行為進行監(jiān)控。

檔案管理智能看板

亮點四：物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入檔案管理系統(tǒng)，急速盤點檔案。

集團檔案管理工作借助先進的RFID技術(shù)，以標簽、盤點車、門禁等設(shè)備關(guān)聯(lián)檔案管理系統(tǒng)，將人工管理、人工盤點轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄茉O(shè)備進行管理。集團總部檔案室的檔案上貼有RFID標簽，并與門禁、借閱板等設(shè)備進行綁定，有效保證檔案實體安全。而使用盤點車，實現(xiàn)了1小時盤點1350份檔案的記錄，較人工盤點提高26倍。

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入檔案管理系統(tǒng)

看完這篇文章，你是不是對檔案管理有了不一樣的理解？它能讓“舊史料”煥發(fā)新生命，讓檔案助力企業(yè)經(jīng)營，它可以很神秘、很安全，同樣可以很便捷、很透明。你一般接觸不到它，可它就在悄無聲息地為你服務(wù)。